Comunicação Empresarial - Como conduzir Reuniões

Uma reunião bem sucedida geralmente precede um trabalho de excelência. No meio corporativo, o não cumprimento de horários, a má condução e a falta de posicionamento sobre real propósito das reuniões são falhas corriqueiras e cruciais. A falta de foco faz com que os profissionais percam tempo e falhem na execução de suas prioridades.Saber ouvir e respeitar a opinião do outro, ficar atento, demonstrar interesse, contribuir com perguntas e respostas pertinentes de forma objetiva, e se comprometer com as ações e decisões tomadas, são algumas das atitudes que todo profissional precisa ter em uma reunião. “A reunião bem sucedida é aquela que, primeiro, foi pautada. Segundo, a pauta foi transmitida a todos os participantes. Terceiro, o gestor mantém o respeito por todos os integrantes e lhes permite expressar seus pontos de vista. Quarto e último, o gestor sabe discernir os pontos de utilidade e os faz convergir para os objetivos”, opina Abraham Shapiro, consultor empresarial e coach de líderes.

De acordo com um estudo realizado pela Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões improdutivas é de, aproximadamente, 500 mil reais a cada 100 funcionários. Uma reunião produtiva costuma ser rápida, ter um objetivo a ser alcançado e gerar algum tipo de ação futura. A comunicação entre profissionais ou membros de uma equipe, seja para planejamentos, tomada decisões ou limar conflitos, é fundamental. Confira dicas apontadas pelo especialista em administração do tempo e produtividade, Christian Barbosa:

Abra a reunião clarificando os objetivos - certifique-se de que todas as pessoas presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.

Permaneça de pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu faço a condução de pé. Isso me permite evitar conversas paralelas (em função de meu posicionamento), observar os participantes (incentivando ou controlando a participação) e me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.

Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios para os condutores que são treinados e começam a aplicar as técnicas é o controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa, visível por todos, para que todo o grupo seja conscientizado e se preocupe com o tempo.

Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos (com responsável e data).

Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso o ajudará a aprimorar sua técnica.

Pauta

A definição de uma pauta na reunião é fundamental para que o assunto mais importante seja de fato discutido e as decisões sejam tomadas – o tema deve ser comunicado previamente a todos os participantes. Sem um foco principal, o assunto pode ficar disperso, fazendo com que os participantes se desinteressem.

Segundo Shapiro, há reuniões de assuntos eventuais, que devem ocorrer conforme a necessidade, e existem as reuniões de alinhamento. “Empresas que adotaram a prática da reunião dos colaboradores em pequenos grupos antes de iniciar a jornada de trabalho, com a finalidade de promover o alinhamento de objetivos, obtiveram maior comprometimento com metas, com os clientes e com o atendimento”, relata o consultor.

É muito importante existir o acompanhamento e a cobrança das ações que foram definidas. Sem estas ações, este encontro entre profissionais pode perder o efeito e a credibilidade. Uma medida eficaz neste sentido é a ata da reunião para documentar quais são as responsabilidades de cada um dos participantes sobre determinado projeto, bem como os prazos estabelecidos para as tarefas. “O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco”, aponta Christian Barbosa.

Como não conduzir uma Reunião